Werkszeugnis 3.1 verloren – was tun?

Das Problem: Teil vorhanden, Papier weg

Der Klassiker: Eine Anlage soll erweitert, geprüft oder umgebaut werden, der Sachverständige verlangt die Werkstoffnachweise – und für einen Teil der verbauten oder eingelagerten Komponenten ist das Abnahmeprüfzeugnis 3.1 nicht mehr auffindbar. Ohne Zeugnis fehlt der dokumentierte Nachweis, dass der Werkstoff der Norm und der damaligen Bestellung entspricht.

Die gute Nachricht: In vielen Fällen lässt sich das Original-Zeugnis wiederbeschaffen. Die weniger gute: Es gibt klare Grenzen, und Abkürzungen über „passende“ Ersatzpapiere verbieten sich.

Weg 1: Zweitausfertigung über den Lieferanten

Ein Werkszeugnis wird vom Hersteller einmal ausgestellt – aber es kann erneut ausgehändigt werden. Der erste Anlauf führt deshalb immer über den Lieferweg: Wer hat das Teil geliefert, unter welchem Auftrag?

Unser Service: Wir führen eine umfangreiche Werkszeugnis-Datenbank zu unseren Lieferungen. Für Teile, die nachweislich über Zickwolff bezogen wurden, recherchieren wir das zugehörige Zeugnis und stellen es erneut bereit – per E-Mail oder auf USB-Datenträger.

Damit das funktioniert, brauchen wir einen belastbaren Anker. Die Zuordnung läuft ausschließlich über:

• die Auftrags-/Bestellnummer (unsere oder Ihre), oder
• die Schmelzennummer vom Bauteil bzw. vom alten Lieferschein.

Je mehr davon vorliegt, desto schneller die Recherche. Hilfreich sind außerdem Lieferzeitraum, Abmessung, Werkstoff und ein Foto der Stempelung (siehe unseren Beitrag „Kennzeichnung auf Flanschen und Rohren lesen“).

Warum die Schmelzennummer der Schlüssel ist

Ein 3.1-Zeugnis bescheinigt Prüfergebnisse einer bestimmten Charge – konkret der Stahlschmelze, aus der das Teil gefertigt wurde. Die Schmelzennummer (auch Chargennummer, englisch Heat Number oder Cast Number) wird vom Rohmaterial über die Fertigung bis auf das Fertigprodukt und in alle Papiere durchgeschleift. Sie ist damit die einzige Verbindung, die ein physisches Teil eindeutig einem Zeugnis zuordnet:

• Gleiche Abmessung + gleicher Werkstoff ≠ gleiches Zeugnis. Erst die Schmelzennummer macht die Zuordnung eindeutig.
• Steht die Schmelzennummer noch lesbar auf dem Teil, ist die Wiederbeschaffung meist nur eine Frage der Recherche.
• Ist die Kennzeichnung verloren (abgetrennt, überschliffen, überlackiert) und kein Auftrag rekonstruierbar, gibt es keinen seriösen Weg zurück zum Original-Zeugnis.

Weg 2: fremdbeschaffte Teile – was geht, was nicht

Stammt das Teil nicht von uns, gilt dieselbe Logik entlang der damaligen Lieferkette: Händler oder Hersteller anfragen, mit Schmelzennummer, Norm-/Herstellerkennzeichen und möglichst einem Bestellbezug. Herstellerkennzeichen auf dem Teil helfen, das ausstellende Werk zu identifizieren.

Unsere Identifikationshilfe: Für fremdbeschaffte Altteile unterstützen wir bei der Identifikation – also beim Lesen der Stempelung, der Zuordnung zu Norm und Werkstoff und der Einschätzung, welcher Hersteller infrage kommt. Realistisch bleiben muss man bei den Grenzen: Ob ein fremdes Werk nach Jahren noch eine Zweitausfertigung liefert, hängt von dessen Archivlage ab, und ein Zeugnis ausstellen kann immer nur der Hersteller selbst.

Was ausdrücklich NICHT geht: „ähnliche“ Zeugnisse

Wir werden gelegentlich gefragt, ob wir „ein Zeugnis von vergleichbarem Material“ beistellen können, wenn das Original nicht mehr zuzuordnen ist. Das tun wir nicht – aus gutem Grund:

• Ein 3.1-Zeugnis dokumentiert Messwerte genau einer Schmelze. Ein Zeugnis einer anderen – noch so ähnlichen – Charge trifft über das vorliegende Teil schlicht keine Aussage.
• Wer ein fremdes Zeugnis einem Teil zuordnet, erzeugt einen Werkstoffnachweis, der inhaltlich falsch ist. Damit wäre die Konformitätsdokumentation des Druckgeräts auf ein unzutreffendes Dokument gestützt – mit Haftungsfolgen für alle Beteiligten und im Schadensfall existenziellen Risiken.
• Genau dieser Mechanismus – „passende“ Papiere zu nicht zuordenbarer Ware – ist das typische Muster gefälschter Werkszeugnisse im Graumarkt. Ein seriöser Händler unterscheidet sich hier sichtbar.

Kurz: Recherche ja, Ersatzkonstruktion nein. Finden wir das Original-Zeugnis über Auftrag oder Schmelzennummer, liefern wir es. Finden wir es nicht, sagen wir das ehrlich – und zeigen die Alternativen auf.

Alternative: Werkstoffprüfung am vorhandenen Teil

Ist das Original-Zeugnis endgültig nicht beschaffbar, bleibt der Weg über eine nachträgliche Prüfung des Teils selbst:

• PMI (Positive Material Identification): Eine RFA- oder Funkenspektrometer-Messung (XRF/OES) bestimmt die Legierungszusammensetzung am Teil und ordnet es einer Werkstoffgruppe zu. Schnell und zerstörungsfrei – aber: PMI liefert Chemie, keine mechanischen Kennwerte und keinen Wärmebehandlungszustand.
• Prüfung durch ein akkreditiertes Labor: Je nach Anforderung können Probenentnahme, Zugversuch, Härteprüfung und vollständige Analyse ein belastbares Prüfzeugnis des Labors über den Ist-Zustand des Teils liefern – teils zerstörend, also nicht für jedes verbaute Teil praktikabel.
• Wichtig zur Einordnung: Ein Laborbefund ist kein Werkszeugnis nach EN 10204 – das kann nur der Hersteller ausstellen. Ob ein nachträglicher Prüfnachweis für den konkreten Einsatzfall akzeptiert wird, entscheidet der zuständige Sachverständige bzw. Betreiber.

Sonderfall Anarbeitung: Umstempeln

Wird ein Teil mit vorhandenem Zeugnis geteilt oder bearbeitet, droht der umgekehrte Verlust: Das Papier bleibt, aber die Kennzeichnung am Teil verschwindet. Dafür gibt es das kontrollierte Übertragen der Kennzeichnung („Umstempeln“) vor dem Trennen – bei uns als TÜV-Süd-zertifizierter Prozess nach Druckgeräterichtlinie. So bleibt die Kette Schmelzennummer ↔ Zeugnis auch nach der Anarbeitung geschlossen (siehe auch „Werkszeugnisse nach EN 10204 erklärt“).

Checkliste: Zeugnis-Anfrage vorbereiten

1. Schmelzennummer und komplette Stempelung vom Teil ablesen/fotografieren.
2. Auftrags-/Bestellnummer und Lieferzeitraum heraussuchen (auch Lieferschein/Rechnung hilft).
3. Abmessung, Werkstoff, Norm und Teiletyp notieren – etwa bei Flanschen und Rohren auch die Baugröße bzw. Druckstufe.
4. Anzahl betroffener Positionen angeben.
5. Anfrage an unseren Zeugnisservice senden – Zustellung der gefundenen Zeugnisse per E-Mail oder USB.

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